Privacy verklaring Hof van Cramer

De Hof van Cramer verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant
informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de
verwerking van persoonsgegevens door de Hof van Cramer en Welzijn Heerde.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een
combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.
Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je
geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee
omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Hof van Cramer persoonsgegevens?
De Hof van Cramer verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie
hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Vrijwilligers van de Hof van Cramer of van de bij de Hof van Cramer aangesloten organisatieonderdelen (Seniorweb, Bibliotheek, overlegorganen als gebruikersraad, programmaraad, redactie overleg etc.).
• Mensen die interesse tonen in deelname aan een activiteit of ooit aan een activiteit hebben deelgenomen.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Coördinator/beheerder Maarten (Hof van Cramer) en Ton Hulsebos (Welzijn Heerde) van de Hof van Cramer verwerken persoonsgegevens op hun laptops. De onderdelen waar je een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt de Hof van Cramer persoonsgegevens?
Als je vrijwilliger wilt worden van de Hof van Cramer of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als vrijwilliger of deelnemer aan een activiteit, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal vrijwilliger of relatie van de Hof van Cramer bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over vrijwilliger/deelnemer gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor informatie/promotie doeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je groep vanuit Hof van Cramer. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door op de betreffende mail te reageren en aan te geven dat je uitgeschreven wilt worden.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom deelname, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Hof van Cramer ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan informatie over je gezondheid ten behoeve van je inzet als vrijwilliger of deelname aan een activiteit.

De Hof van Cramer controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat Hof van Cramer met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Het organisatieonderdeel waarvan je lid bent (Maarten Heesen/Hof van Cramer en Ton Hulsebos/Welzijn Heerde) kunnen je gegevens inzien. Binnen een organisatie eenheid zoals Seniorweb etc. , kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de eenheid en/of het organisatieonderdeel, kan je gegevens muteren.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen van de Hof van Cramer kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door eerder genoemde medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de Hof van Cramer
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je aanmeldt/inschrijft voor een activiteit en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een ander aangesloten organisatie onderdeel, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. De Hof van Cramer kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je aanmelding als vrijwilliger/deelname aan een activiteit worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals deelname aantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een vrijwilligersbijeenkomst. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Hof van Cramer gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Hof van Cramer van mij verwerkt?
Door contact op te nemen met Maarten Heesen of Ton Hulsebos kun je je gegevens met betrekking tot jouw deelname aan of relatie met de Hof van Cramer inzien en bewerken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Hof van Cramer kun je terecht bij het organisatieonderdeel waarbij je aangesloten bent, bijvoorbeeld Seniorweb. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met de Hof van Cramer via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. / Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. / Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

OPT-OUT
Om de deelname zo makkelijk mogelijk te maken, kan de Hof van Cramer je serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. De Hof van Cramer beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede informatievoorziening. Het is mogelijk je door middel van een e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van het betreffende organisatie onderdeel. Indien je geen prijs stelt op informatie over de Hof van Cramer, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van je gegevens, kun je dit aan ons doorgeven.

Wijzigingen privacybeleid
De Hof van Cramer behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Je kunt dit privacybeleid raadplegen via www.hofvancramer.nl/Over de Hof van Cramer/Privacy.